Case Studie #1

Ausgangslage

Der ausschliesslich durch Spenden finanzierte, als Verein organisierte und von zahlreichen freiwilligen Helferinnen und Helfern betriebene katholische Radiosender befand sich aufgrund des unerwarteten, gesundheitsbedingten Ausfalls des Programmleiters ohne Führung. Der Verwaltungsrat erhielt den Auftrag, kurzfristig eine Übergangslösung zu finden, um den Verein betriebswirtschaftlich und fachlich zu führen, bis eine geeignete Führungspersönlichkeit aus den Reihen der katholischen Gemeinschaft gefunden werden konnte.

Weitere Herausforderungen waren:

• Eine unübersichtliche IT-Landschaft ohne harmonisierte Dateiablagesystematik.
• Veraltete IT-Infrastruktur mit fehlenden Sicherheitskonzepten (kein Backup-System, kein Passwortmanagement).
• Unklare Aufbauorganisation mit nicht definierten Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter in Redaktion, Technik und Backoffice.
• Eine toxische Kommunikationskultur mit hoher korrosiver organisationaler Energie (nach Prof. Dr. Heike Bruch).
• Leitende Personen (z. B. Marketing- und Redaktionsleitung) waren Laien und verfügten über keine einschlägige Berufserfahrung.
• Der technische Betrieb war durch den vorherigen Wegfall des IT- und Sendetechnikleiters gefährdet.

Zusätzlich war der Verein als Teil der internationalen Dachorganisation verpflichtet, einen Teil der Spenden an diese Organisation abzugeben. Im Gegenzug erhielt der Sender administrative und technische Unterstützung. Eine Investition von ca. CHF 1,5 Mio. in die bauliche und technische Sanierung der Studio- und Sendetechnik wurde seitens der Dachorganisation erwartet.

Lösung

Aufgrund meiner betriebswirtschaftlichen, IT- und technischen Expertise wurde ich angefragt, das Interim-Mandat für mindestens drei Monate zu übernehmen, bis eine geeignete Geschäftsleitung gefunden wurde. Das Mandat dauerte insgesamt fünf Monate, und am Ende konnte ein neuer Geschäftsführer mit einem Glaubensbekenntnis erfolgreich rekrutiert werden.

Folgende Massnahmen wurden umgesetzt:

1. Analyse & Strukturierung

• Gespräche mit allen Schlüsselpersonen (Verwaltungsrat, Abteilungsleiter, Redaktionsleitung, Marketingverantwortliche).
• Neustrukturierung der Aufbauorganisation mit klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Institutionalisierung regelmässiger Team- und Abstimmungssitzungen zur Verbesserung der internen Kommunikation.

2. Mitarbeiterentwicklung

• Schriftliche Zielvereinbarungen zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung.
• Coaching und Befähigung der Abteilungsleiter, insbesondere in fachfremden Verantwortungsbereichen.
• Ein fähiger technischer Mitarbeiter wurde als provisorischer Leiter Technik geschult und erfolgreich eingesetzt.

3. IT-Optimierung

• Neuorganisation der chaotisch organisierten Dateiablage mit klaren Richtlinien und einheitlicher Namensgebung.
• Erste Prozessanalysen wurden grafisch dokumentiert.
• Zwei neue Server wurden angeschafft und Microsoft Office 365 wurde als organisationsübergreifendes Kommunikationstool eingeführt.
• Entwicklung eines 3-2-1 Backup- und Sicherheitskonzepts in Zusammenarbeit mit der Berner IT-Firma NEXAM AG.

4. Technische Evaluierung & Investitionsschutz

• Die bestehende Sendetechnik wurde inspiziert und als funktionstüchtig eingestuft.
• Ein externes Gutachten der Firma Sumatronic AG aus Unterägeri bestätigte diese Einschätzung.
• Aufgrund dieser Analyse wurde die geplante Investition von CHF 1,5 Mio. verworfen. Stattdessen wurden gezielte Erneuerungen im Wert von ca. CHF 50.000 vorgenommen.

Ergebnis

• Die neue Aufbauorganisation hat sich als effizient und praxistauglich erwiesen.
• Die interne Kommunikation wurde durch MS Teams, regelmässige Meetings und eine transparente Top-down-Kommunikation signifikant verbessert.
• Mitarbeiter wurden gezielt nach ihren Stärken und Interessen eingesetzt.
• Die IT-Infrastruktur wurde modernisiert und Sicherheitsrisiken beseitigt.
• Der Betrieb wurde straffer und effizienter organisiert, was sich auch positiv auf die Spendenentwicklung auswirkte.

Alle wichtigen und akuten Themen konnten aktiv bearbeitet und in einem weit fortgeschrittenen oder abgeschlossenen Zustand an die neue Geschäftsleitung übergeben werden.